公司内部知识库是指将公司内部的大量有价值的方案、策划、成果、经验等知识进行分类存储和管理...|如何使用在线工具编辑优质的内部知识库文档？公司内部知识库是指将公司内

公司内部知识库是指将公司内部的大量有价值的方案、策划、成果、经验等知识进行分类存储和管理，积累知识资产避免流失，积累知识资产避免流失，促进知识的学习、共享、培训、再利用和创新，有效降低组织运营成本，强化其核心竞争力。如何编写优质的内部文档？
步骤1–定义明确的目标首先也是最重要的一点，您需要明确您希望通过内部文档实现什么。这可能类似于改进知识管理、提高生产力或促进知识共享。文档是一项团队工作，因此在创建内容时，您需要确保每个人都在同一页上。需要向文件的所有贡献者简要介绍项目的目标，以便他们能够有效地做出贡献。步骤2–为内容导航构建结构每个知识管理项目都有一个结构。在创建内部文档时，它可能以内部知识库的形式，包含内容类别，以保持页面的组织。通读你的知识，找出可用于将内容分组的合理类别。设计应该是直观的，对员工来说是有意义的，而不会将内容嵌套到太多的子类别中。保持知识库的结构简单，以便员工在尝试查找内容时可以轻松浏览。步骤3–设计模板文档模板对于标准化内容非常有用，无论是谁参与创建内容。它们通过包含基本元素（如目录、标题和副标题、引言和结语以及虚拟内容），使编写内容更容易。花时间创建可供整个团队使用的文档模板。这些内容可以存储在您的知识库软件中，只要有人想创建新文章，就可以复制。步骤4–就想法进行头脑风暴决策接下来是令人兴奋的部分。召集一个知识冠军团队，集思广益，提出应包含在知识库中的内容的想法。邀请来自整个组织的不同人员，他们每个人都应该有一个独特的观点，包括哪些内容。虽然所有的想法都是好主意，但重要的是要记住不要过度记录。如果您的知识库过于复杂，员工将很难找到信息并保持内容的准确性。目标是简洁和相关性，而不是全面性。

文章图片
步骤5–添加文本、相关图像和视频下一步是实际编写文档。当然，您应该遵循风格指南，并确保文档能够很好地反映公司的品牌。如果您正在编写操作指南，请将文本格式化为带有编号列表的分步说明。你知道文档不需要只写文字吗？如果你的公司有资源，可以找到相关的图片和视频，并附上你的文字。这将使您的员工更加投入，并促进不同的学习风格。第6步–包括特殊呼叫大多数知识库软件应允许您包含重要信息（如警告或注意事项）的特殊标注。这些通常会以不同的颜色背景出现，以引起对内容的关注，并将其与文章的其他部分区分开来。特别重要的是，在技术文档中包含标注，员工在继续之前应注意关键警告。这是为了防止他们在技术上出错或可能导致系统崩溃。步骤7–添加相关文章的链接使用搜索功能并不是员工在知识库中查找信息的唯一方式。在您的内容中添加相关文章的链接将引导员工了解更多信息，这些信息可能更接近他们正在寻找的内容。将内容链接起来是让员工发现知识并充分利用知识库的重要方式。这鼓励员工在网站上花费更多的时间，并提高其实用性。步骤8–与同事一起回顾内容当您的内容准备就绪时，进行同行审查以检查文档的准确性至关重要。您应该有不同类型的员工来审查您的内容，例如文档的最终用户和主题专家。无论你花多长时间来完善你的内容，第二双眼睛总是能为你画龙点睛。同行评审员可以告诉你你的文档是否合理，并指导你如何改进。不要忘记文档过程中的这一关键步骤。步骤9–在知识库上发布最后，你已经准备好在一个中心知识库上发布你的内容了。您应该已经选择了正确的知识库软件，该软件可以托管文档并显示给最终用户使用。当您的内容处于活动状态时，请检查知识库，以确保其在所有设备上都显示正确且外观良好。确保图像是渲染的，视频是加载的。您可能会在最后一刻发现文档中的错误，因此请尽快返回并修复这些错误。在组织内尽可能广泛地推广内部文档。鼓励员工提供反馈，并确保这是一个协作过程。一个直观的内部知识库软件，可轻松添加内容并将其与任何应用程序集成。步骤10–监控、跟踪和维护已发布的内容一旦你的知识库发布，这项工作就不会完成。分析将告诉您用户参与度，您可以使用它来改进和完善您的内容。您可以跟踪诸如文章浏览次数、文章评分和失败搜索等指标。请记住，您的企业中的情况总是会发生变化。这意味着您的文档需要更新。至少每季度安排一次时间来查看您的知识库内容，并标记不再准确的文章。编写内部文档的最佳实践和技巧