流程|如何优化繁文缛节的流程( 二 )


流程|如何优化繁文缛节的流程
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2. 评审流程(分析问题)既然解决问题的路径不同,那么有些路径是不合理的,需要评审流程的有效性。同时流程应该还加入一些变量,在某段时间可能是合理的,随着时间和环境演变就需要调整改进!评审流程环节的建议:
(1)识别目标
来自大卫·马凯特《授权》书中的案例:圣塔菲号潜艇正在进行火灾演练。
最佳的救火时机是火灾发生后的两分钟内,所以船员们需要在两分钟内,赶紧拿到消防软管扑灭大火。
但是令人奇怪的是,火灾警报响起后,许多靠近消防软管的船员们只顾着往外跑,而负责消防工作的当天值班船员们,却拿不到那些软管,因为这些往外跑的人堵住了他们往里进去救火的通道。
马凯特指挥官不理解,为什么这些靠近消防软管的船员不能直接灭火呢?难道他们不知道灭火的紧急性吗?
结果调研之后才发现,并不是,原来是工作流程中规定,当日值班人员才是应急消防人员,可以灭火。
我们的真正目标是尽快灭火,但是这些工作流程却束缚了人们的做法,让他们在毫无意识的情况下偏离了真正目标。
事实上,出现这样的问题也在提醒管理者,需要排查自己的组织中,是否存在这样限制员工做法的流程规定。
我们要设定目标,而不是具体的做法,只有这样,团队成员的潜力,才有可能不受束缚真正被激发出来。
流程|如何优化繁文缛节的流程
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在整理流程的过程中,发现有很多流程在逐步偏离了目标,为了达成一些外因的前置条件不得不走一些歧路,重拾初心查看流程最终要解决的问题目标是什么,以目标为核心去度量流程的合理性。
(2)关键节点
在流程中有些节点是可以系统自动化的,有些是需要人为干预的,无论是自动化还是人工都需要评估所实现的路径是否合理,可否找到最优解。
(3)评审人
邀请参与全流程的人参与规划是十分重要的,在梳理流程的过程中邀请用户使用局部视野看待问题是不合适,容易站在自己的立场对流程进行改进建议。
以上几个环节都是帮助我们一起来分析问题的卡点和风险点,识别目标找到关键节点的问题后,让专家评审团们一起共创治理方案才是我们的目标,接下来我们聊一聊如何优化流程。
3. 优化流程(解决问题)文章开篇距离流程是从起始点到终点的一条路径:
根据物理知识,物体在做匀速直线运动状态下的一个关系式s=v·t,其中s表示路程,标准单位m;v表示速度,标准单位m/s;t表示时间,标准单位s,整个式子表示单位时间内,物体在自身的速度下所经过的路程。
【 流程|如何优化繁文缛节的流程】这个公式同样适用于我们流程管理中,在流程管理我们期望达成目标是快速有效的,在最小单位时间内如何能达到高速度呢?
这里的速度其实包括了几点重要因素:
(1)步骤
如果在实现流程的过程中步骤卡点越多效率越慢,可以想象每一个节点都会将路径的距离或多或少的拉长,识别冗余环节有效提高流程的执行效率。
因为不同公司、不同的业务所涉及到的流程不同,需要根据实际的情况具体问题具体分析,还是借鉴大卫·马凯特《授权》书中的案例:
士兵的休假请求需要经过 14 步请假流程,好多位不同级别的长官签字。可能已经到了士兵请假外出那天,系统里的流程还没走完。
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