文|前麦肯锡战略顾问、埃森哲管理顾问、喜欢用思维导图构建PPT的老司机、欢迎关注@思维导图PPT肖老师 , 加入成为职场精英 。
国庆假期即将结束 , 给专业人士送上一份大礼 , “让人思维清晰、条理清晰的13个习惯” 。重点内容整合自埃森哲2019年对一个快速发展行业的项目经理的培训 , 内容为“当你面对一个全新的领域、全新的业务或写一份你不擅长的计划或报告材料时 , 我们如何用一些优秀的职场习惯来解决这些问题” 。
我筛选了核心内容的三个部分 , 即构建框架、访谈研究和提交报告 。全文约3200字 。推荐阅读时间为5~8分钟 。建议转发收藏 , 方便后续快速查看再研究 。
职场技能 , 掰开揉碎、说给您听
习惯1、使用思维导图梳理内容框架简单来说 , 思维导图就是一个树状的发散结构 , 通过树干、树枝、树枝、树叶之间的联系关系来梳理解决问题的脉络 。这里非常重要的一点是 , 共同精进,完全符合后面要介绍的MECE规则中“相互独立”的要求 。因此 , 在绘制思维导图时 , 第一部分、搭建框架将违反MECE的“相互独立和”
经常使用思维导图可以训练我们的同一片树叶 , 不会长在不同的枝丫上
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例如 , 下图显示了一个咨询项目的实施计划 。我们可以快速安排工作内容、时间计划、资源需求、人员入场等 。在此指南的基础上 , 专业顾问不断细化自己的工作内容和时间安排 , 最终很容易发现(1)时间计划是否合理(2)资源是否满足(3)客户的时间是否有冲突或是否可以合并调查等 。
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习惯2、“相互独立 , 完全穷尽”的MECE意识 , 习惯用MECE法则系统分析问题金字塔结构中的关键线索和主要证据应遵循MECE原则 , 即“相互独立、完全穷尽” , 简单理解为“无冲突、无遗漏” 。MECE原则应遵循以下三个核心思想:
相互独立 , 完全疲惫 。事实上 , 我们倾向于追求相互独立 。至于完全耗尽 , 一般是不可能实现的 。如何达到完全衰竭 , 可以用七he分析法(5W2H)来减少 。分组分类的思路:分组的合理性决定了是否真正相互独立 。毕竟很多内容都是相互关联的 , 每个节点都不能在图形上出现两次.重要性排名认为:梳理思维导图后 , 会有很多分支节点 。如果所有的节点都需要分析 , 时间和精力可能都得不到照顾 。因此 , 帕累托原则(即80/20原则)告诉我们 , 要解决问题 , 我们可以抓住80%的重要问题 , 这可以大大提高解决问题的效率 。
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习惯3、开始工作前 , 先构建解决问题的金字塔结构金字塔结构作为帮助沟通的工具 , 可以让对方更容易理解信息 , 增强信息的说服力 。在所有工具中 , 这是一个相对简单的工具 。
金字塔顶端是“关键信息” , 即结论或意见 。下层就像金字塔的石头 , 支撑着信息思维、证据、方法等“关键线索” , 逻辑上排列在一起 。
当你面对一个问题时 , 如果你已经得出了一个结论或初步的观点 , 建议用自上而下的方法来构建一个金字塔
结构 , 而如果只有一堆素材 , 需要通过对这些素材进行分析总结找出结论时 , 可以使用自下而上的方法来构建金字塔结构 。
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1、当已有结论或初步的观点时 , 可按下列4个步骤构建金字塔结构 , 该方法的重点在于结论先行 , 适用于时间紧迫或对方不想听细节的场合 。
- 确定主题 , 先有上层结论 , 再梳理各下层论述(报告、方案);
- 确定听众 , 设想听众关心的问题;
- 先提出解决问题的假设 , 再收集事实与数据去证明这个假设;
- 确定主题回答引发的二级问题、三级问题 。
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而如果只有素材、缺乏结论时 , 可以使用下列4个步骤来构建 , 该方法的重点在于演绎推理 , 即层层推进、最后得出结论 , 适用于对方愿意和你共同探讨、想了解更多细节的场合 。
- 列出所有观点、要点清单;
- 找出各要点之间的关系;
- 得出结论;
- 建立SCQA引导 。
关于方法论的研究 , 可阅读下列文章:套框架、数字化、讲故事 , 管理咨询3板斧 , 你也能轻松拥有!
除了上述介绍的埃森哲、德勤的咨询方法论外 , 麦肯锡也有一系列关于工作技能和思维训练的方法论 , 比如金字塔原理、麦肯锡方法、提问术、笔记思考等 。
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第二部分、访谈调研
习惯5、分析客户需求时 , 先建立初始假设如何客户的需求都不会是无中生有的 , 一定有相关的信息、经验和方法论支撑 , 因此 , 面对问题的第一步 , 不是着急去研究问题的解决方法 , 而是(1)寻找相关的模型 , 充分借鉴方法论、前辈的经验 , 忌讳 “重复发明轮子” , 如果每个零部件都要自己生产组装 , 那么一部1000多块钱的小米手机 , 造价可能何止百万千万 , 正是 “不要重复发明轮子”的思想 , 才有了模具、模型、概念机等产品 , 才大幅降低了生产制造成本 。
第二 , 建立初始假设 , 通过有效的界定问题 , 将问题缩小到一定范围 , 更快、更节省的解决问题 , 当然 , 这个初始假设 , 需要的是你的经验和案例积累 , 这里涉及到知识管理 , 可以阅读下列文章:
没有方法等于瞎忙 , 4个步骤构建自己的知识体系 , 让你越老越值钱
【项目经理培训方案 环卫项目经理岗前培训】
总之 , 调研时遇到问题、分析问题 , 不着急如何解决 , 先界定问题、充分借鉴方法论和前辈的经验 , 对问题进行分组分类和重要性排序 , 然后开始建立初始假设 , 发现问题的关键驱动因素 , 最后从全局出发 , 关注一些重要的节点 , 如里程碑、问题点、关键流程步骤等 , 记住 , 不要陷入细节 , 甭想把整个海洋煮沸 。
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习惯6、每一次访谈都做好访谈计划小建议:
1、每次访谈都做好访谈计划;
2、每次访谈都做好PPT , 哪怕只是几页片子 , 要让大家把注意力集中到PPT中的内容上;
3、每次访谈都要做好会议纪要 , 哪怕只是一些零散的问题点;
4、会议纪要一定要发给客户确认 , 并请他们回复 , 可能在回邮件的过程中 , 他们会想到更好的点子、提供更多细节或分享一些项目资料 。
5、访谈起身离开前问最后一个问题 , 在客户完全放松、没有防备的提问 , 往往能问到真实的信息 , 比如 , 您觉得我们遗漏了哪些问题? 对于XX问题 , 你觉得真正的原因是什么?
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习惯7、养成笔记思考的习惯在访谈调研时 , 不仅仅只是记录客户的信息 , 要用笔记思考的方式 , 快速想到解决问题所需要的内容 , 从而及时抛出问题 , 避免需要多次访谈 。
笔记乱一点也无所谓 , 要避免看起来很整洁但实际上空洞无物 , 一页笔记一张图 , 便于将于精力聚焦于解决问题 , 并通过图表故事的方式进行笔记思考 。
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第三部分、展示汇报
习惯8、以客户为导向编制汇报材料你觉得怎么样不重要 , 关键是客户觉得怎么样?要将结论转变为对客户有用的建议 , 不要问你的提案对你意味着什么 , 要问对客户意味着什么 , 如果客户无法实施你的方案 , 那你的提案毫无意义 。
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习惯9、开始汇报之前 , 先进行电梯法则验证1、确保在1分钟内讲清楚结论 。
2、电梯法则验证:
- 讲清楚:自己讲的足够清晰、有条理;
- 听明白:确保对方真正听明白你说的;
- 采取行动:对方认可你的观点并采取行动 。
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