干系人分析
对项目利益相关者进行分析和分类,有针对性地规划和管理其核心需求和期望,使利益相关者更好地参与项目并对项目产生积极影响,从而更好地确保项目目标的成功实现
干系人分析的目的是什么呢?
作为项目经理,你需要通过积极的利益相关者管理,尽可能地把对立力量转化为支持力量,同时发掘和调动中间力量 。这样,项目会越来越省力
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要做到这一点,你需要深刻了解项目的现状以及各利益相关方对项目的期望和要求,因地制宜采取相应的策略,这样你才能有的放矢
如果按照项目的权力和利益相关程度划分利益相关者,可以将项目利益相关者分为李和
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高利益 - 高权力
《项目管理知识体系指南》称为项目发起人,即项目发起人 。项目发起人将定义组织对项目的要求,为项目提供财务支持,并提供人员 。一般来说,项目发起人自然会成为你的强力支持者,你需要专注于管理
事实上,了解赞助商的真实需求对项目的成功非常重要 。有很多项目经理只知道保质保量完成项目最重要,却从来不去问发起人这个项目到底想要什么
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你要知道,发起人所掌握的项目背景信息量肯定比你要大,所以,对发起人做一轮全面而深入的了解,是非常有必要的,为你精心准备了一个问题列表,你可以找发起人好好聊一聊这些问题
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为了管理好之后的沟通,你还需要约定好你们之间的沟通频率和方式,以便在项目进行的过程中做好实时同步 。比如,可以是每周用邮件同步项目的进展及风险问题、建立核心微信群实时交流、每个月至少进行一次深入面谈等 。或者,你们只是简单地达成约定:在你需要支持的时候,随时发起,当日问题当日解决,这也是可以的“低利益 - 高权力”代表:职能经理
在矩阵式组织结构中,职能经理是资源池的所有者,他们所管辖的团队通常覆盖多个项目或项目群,这也使得他们与单个项目的利益相关度通常比较低,介入程度往往也很有限 。但是,因为他们对资源的把控力很强,如果管理不好这类干系人,你的项目资源就很容易受到影响要想让干系人的态度发生转变,最重要的就是弄清楚他抵制的原因 。强烈的态度背后,一定反映了干系人对现状的某种认知,只有真正地理解了对方的逻辑,才有可能进一步对其施加影响
根据对项目的认知态度,可以把“低利益 - 高权力”的干系人再细分成以下 3 类,进行差异化管理 。
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反对者(红色部分):反对者是最难处理的一类,管理这类人的重点在于建立信任,化解敌意 。如果你实在无法争取他们的支持,至少要让他们保持中立,以免对其他成员造成负面影响如果你想对这类干系人有进一步的了解,再分享一个问题列表,你要重点关注一下我标为红色的部分
支持者(绿色部分):支持者是项目获得成功非常需要依赖的力量 。管理这类人的重点是,首先你要明确地知道,他们各自对项目不同的期望和诉求,然后有意识地创造更多的空间和机会,让他们能够深度参与到这个项目的决策或创意环节 。这样可以增强他们的主人翁意识,也会给整个项目组带来最大的收益
中立者(灰色部分):对待这类人,总体原则就是,在条件合适时,进一步将其转化为支持力量 。但如果你精力有限,可以先不管
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“高利益 - 低权力”代表:项目组成员
这是与项目结果直接相关、但对决策影响不大的一类人,广大的项目组成员就属于这个象限的典型代表 。可以借助三类问题,了解流程的基本情况和成员的信息诉求
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这些问题可以帮你了解项目的规划和实施过程,找出那些没有做到位的地方,弄清楚项目组成员当前最希望通过项目管理看到的变化 。这些痛点和渴望,会成为你在团队中促发改变的有力抓手,帮助你找准突破点,集中发力 。
管理这类干系人的核心,就是要做到项目事项的随时告知,及时通报项目的进展和困难“低利益 - 低权力”代表:外围支持人员
通常会把一些复杂度低而且非核心的工作,转交给外围支持人员,比如,设计外包、技术外包人员等 。在不影响项目的前提下,你可以花最小的力气对他们进行监督 。比如,你可以跟他们提前约定好,每天或者每周进展汇报的格式和内容,确保他们的工作职责和任务明确,进展符合预期就可以了总结
【项目相关者 项目利益相关者的类型包括】四象限的干系人分析法,就相当于一个指导原则,可以帮助你明确地管理每一类人的预期 。不管你的项目是否已经在进行中,我都建议你对典型的干系人进行分类和访谈,深入地了解干系人的核心诉求(重点关注哪些,对项目有哪些预期),从而制定出合理的干系人沟通管理计划(包括频率、方式、内容)
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