物料|如何用3张表,顺畅地做完一场线下活动?

编辑导语:在线下活动中,由于环节繁多、涉及人员众多,此时若想准备过程中不出错,便可以借用好用的工具来实现活动管理和策划。本篇文章里,作者便阐述了三张表的作用——执行表、物料表、筹备表。如何发挥好这几张表,做好线下活动?不妨来看一下作者的总结。
物料|如何用3张表,顺畅地做完一场线下活动?
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一场线下活动组织的复杂程度比一个线上活动要复杂的多。有各种各样的物料准备,还有各个环节有不同的人来完成。
有时候在活动现场的执行人员人数又非常有限,又要身兼数职,完成多项任务,才能保障活动的顺利交付。这对个人的素质要求是很高的,实际上我们总会有疏漏的地方。
这时候就需要一套好的工具,帮助我们把脑子里的各种事情转移到纸面上,再由我们来管理活动。
【 物料|如何用3张表,顺畅地做完一场线下活动?】就是三张表:执行表、物料表、筹备表。
一、执行表如何要让活动当天每一个人都有条不紊地完成自己的工作呢?靠的就是执行表。
执行表是活动当天会发生的所有事情的一张流程表,作为活动的筹备者,要提前脑海中的每一个环节,都写在表格中,并安排好每一个环节的执行人。
这张表需要当天所有的工作人员,人手一份。
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这张表看起来又一点复杂,不过对于完成一场活动,每一列的信息都至关重要。
1. 阶段是活动当天最基本的大模块包括:

  • 通知;
  • 活动准备;
  • 签到;
  • 正式活动;
  • 活动结束及散场;
  • 如果还有额外的环节,可以再增加,比如拍照、交流、招募转化等环节。
2. 时间做活动经常会遇到有一些环节的时间会调整,这样整场活动的时间就都要跟着来调整,非常麻烦。如何快速地调整整个流程的时间安排呢?这时候三列时间表的妙处就体现出来了。用3列来写时间,分别是开始时间,持续时间和结束时间。
「结束时间」用Excel中的公式来完成,在表格中输入「=开始时间单元格位置+结束时间单元格位置」。这个功能在在线文档(腾讯文档、石墨文档、飞书文档)中也可以使用。
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如果是连续的活动流程,活动的开始时间,可以用公式来写「=上一个流程的结束时间」。这样在活动中修改了任何一个环节的持续时间后,所有的开始时间、结束时间都会自动调整,不用手动调整,非常方便。
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3. 工作内容在活动现场,有时候有些岗位一个人也没有,有时候大家又扎堆干一件事儿。这时候工作内容的分工,就非常重要了。这里把各个模块中的工作内容,拆成单条,然后列成清单。每一项工作都要有对应的一个岗位的人来负责,就会责任非常清晰。
4. 工作点位一场活动的现场,往往有很多位置,如果涉及到招募志愿者,或者临时的人员,他们可能会对场地功能很不清楚。因此一定要标注清楚每一个项工作的工作点位。
这里的工作点位不仅包括线下的场地,还包括线上的虚拟点位。比如:要在微信群里发通知、要在活动管理后台推送短信等。
5. 岗位和负责人为什么要把岗位和责任人要拆开来写呢?是因为有时候同一个人,他有多个岗位。或者同一个环节,有不同的责任人都要参与到这项工作中。
如何让大家快速地协同到一个活动中呢?在执行的表格中直接留好大家的电话,能帮助大家快速联系起来。