很多人都有出差经历,其中很多朋友出差频繁,每月甚至每周都要出差 。出差的确是考验人耐心和规划能力的绝佳事项,尤其是面对一些紧急的出差任务,预定酒店飞机、打包行李、与对方沟通、处理文件等一系列事项都让人焦头烂额 。很多人出差一次回来感觉身心俱疲 。下面5个小技巧能够帮你梳理和规划出差过程,让你不再狼狈 。
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1. 谨慎预定
如果你需要自己预定交通和住宿,在预算允许的情况下一定要以节省时间作为最大原则 。要知道,时间成本是出差过程中的最大成本,你需要在短时间内完成个人准备和工作准备,以及出差过程中的工作任务 。然而交通上耗费的时间往往是很多的 。
【出差规划技巧分享 女生出差带什么衣服】如果你需要乘坐火车、高铁,记着在预定车票时看清每趟车次的总时长和经停站,尽可能选择经停站少、总时长短的车次,这能够为你节省旅途时间,同时减少旅途的疲惫感 。如果你需要乘坐飞机,记得先查好出发地和目的地的天气,判断是否有晚点危险,毕竟飞机晚点是很大的时间成本 。另外要注意航班时间,判断抵达机场的途中是否会遭遇堵车,总之,尽最大可能节省时间 。
2. 精简打包
对于很多人,尤其是女生来说,出差最麻烦的可能不是工作,而是不知道带什么 。在收拾行李的时候,总是磨蹭半天,拿多了怕重,拿少了怕不够用 。最糟糕的是,磨蹭很久,还是忘了东西,可能是一条毛巾、可能是一个水杯,或者手机充电器 。所以,在平日里,你最好列出一个“5分钟就走”清单,主要包括每次出差时要带的生活必需品、衣物以及工作工具,着重标出容易忘记的东西,出差时快速打包带走即可 。这个清单的原则是“精简”,除了必需用品和工作用品,那些“可能”用到的面膜、“也许”用到的自拍杆统统可以放在一边 。
此外你还需要一些打包小技巧,帮助你最大限度利用箱子的狭小空间又能快速完成打包 。比如把衣服卷起来用以节省空间、用浴帽把鞋子包起来以防弄、用夹子夹住剃须刀保证安全、用保鲜膜封口瓶口防止液体撒漏等等 。
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3. 早点出发
如果你恰好赶上堵车高峰,毫无疑问,早点出发能够让你无论从时间上和心态上都相对轻松,不用过于担心错过火车或航班 。如果你很幸运一路畅通,早点出发也能够让你早点抵达车站或机场,你就有相对充足的整块时间调整自己,想一想自己的东西是否带齐,是否有必要在上飞机前与客户通个电话 。你甚至可以打开电脑再回顾一遍策划方案,为接下来的出差工作做做准备 。相反,如果你只是提前十分钟抵达,恐怕你要等上车或登机才能使自己逐渐平静下来 。
4. 选择合适的工作工具
我看到过很多人在机场或候车厅用手机处理工作 。如果你只是用手机来接收邮件或者与他人沟通,那完全没有问题,但如果你想用手机来写一篇报告,那我就表示怀疑了 。首先,你整日里依赖的手机是否有足够电量支撑到写完报告?另外,手机上不停闪烁的信息能否让你坚持思考报告思路不被打断?再有,手机的小屏幕是否方便你分析报告的前后关联?你使用的工作工具直接与你的工作效率相关联 。出差之前,请对你的工作内容进行评估,选择合适的工作工具帮助你顺利完成任务 。
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5. 细化你的任务清单
在出差的整个过程中,每一天都有相应的计划与安排 。你最好把每一项任务细化到哪几个小时,并评估每项任务所需要的工具和条件,以便你做出调整 。比如在你出发的这天,你有一项未写完的邮件要发送 。这项任务大概需要15分钟,而且必须有WI-FI,那么你就需要考虑哪里可以找到网络,并且可以腾出15分钟,最终发现可以在候机的时候利用机场wi-fi写完并发送 。
当你充分考虑每项任务的条件并且将其细化到具体的时间地点时,你会发现自己的效率的得到明显提升,以至于你有可能在出差期间提前完成工作,找一点时间在当地散散步放松一下,顺便给家人带点小礼物 。
关于出差的小技巧就说到这里了,你还有什么出差经验和技巧呢?与我们一起分享吧~
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