编者按：开会是每个职场人都再熟悉不过的事情。|如何组织好一个会议( 二 ) 编者按：开会是每个职场人都

】当然，制定议程可能会给你增加一些额外的工作。但是我们来权衡一下，准备议程只需要5分钟，而如果没有通知与会者需要准备的内容而多出来的后续工作需要至少30分钟，我们应该尽力为每个人节省时间。对整个企业来说，每天就会节省几百甚至几千小时的时间。
与准备内容说明类似，准备议程也不需要搞得太复杂。上一节中我举了一个QBR会议的例子，我在下面附上了一个议程样本给大家看看。

文章图片
是不是很有效？在这个例子中，所有的会议参与者现在都了解了会议的内容， Jenna知道她需要准备好回答针对提案内容修改的问题，而参与者都有机会提出原始议程中尚未囊括的其他讨论点。这样一来，任何需要对会议时间或过程进行的调整都可以预先安排。
3.以目的、好处、检查开场
会议内容明确传达了，议程也预先确定了，还有一件要注意的事情就是会议开场。在这一点上，我们需要确保会议是遵循我们在议程中所设置的结构进行。
我学到的最有效的方法是用“目的、好处、检查”来进行引导。目的、好处、检查（简称PBC）是高效会议的介绍性环节。这个名字基本就说明了一切：在会议开始时，你要说明本次会议的目的和好处，并检查与会者是否在前几点上保持一致。
根据西北大学凯洛格销售研究所的创始人、同时也是PBC的倡导者CraigWortmann的说法，这样做的好处有三点：
使你的潜在客户的期望与你自己的期望相一致。
表明你是有准备和有组织的。
显示了对潜在客户的时间的尊重。
当我刚开始在Google工作时，我在与客户电话沟通时会使用PBC原则，因为那是我接受过的独特培训。但当我认识到它们在会议中发挥的有效作用后，我开始将PBC融入我主持的所有会议中。
可能对某些人来说，这些步骤看起来很“花哨” ，但它们展示了一种对工作的专注和卓越的执行力，目的是保证人们能够进行更深入、更有意义的沟通。可以说你做的这些事情对推进业务开展都具有直接促进作用。
我认为这些步骤非常有价值，原因是它们反映了我们的工作本来应该有的状态。不是为了开会而开会，而是为了真正推动业务而开会。这些步骤促成了高效率的会议，因为它们会确保所有利益相关者在每一步都保持一致。根据我的经验，按这些步骤去安排会议，会产生与我们的期望最接近的结果。我还认为，无论是客户、经理、同事，还是董事，没有人喜欢在结束一个会议时感觉自己浪费了时间，这是所有人的共识。