在线文档赋能行政采购工作（4）：协作流程大家好！在昨天的文章中

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大家好！
在昨天的文章中，我已经就0到1过程中的架构设计和关键指标定义进行了说明，下面就来和大家谈谈配套流程的设计。
设计配套流程
完成了采购工作的架构设计和关键指标定义后，我们就需要将其应用到在线数据表之上，具体如何呈现，我这里就不再赘述，操作方法和我们日常使用的Excel表是一样的。

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其实，我们在从0到1搭建任意一类在线数据表时，都可以遵循这样的基本原则，也就是先将架构规划好，然后再去呈现在数据表上，不要在尚未做好准备时就匆忙开始。
当我们完成了在线数据表的设计之后，我们就可以制定配套的流程了。当然，我们在设计数据表架构和关键指标时，其实应该提前将行政采购中各角色及其对应流程考虑在内了。
用于日常管理的在线数据表以及管理流程，这两者其实是共生的关系，缺一不可，同时，当其中任意一处出现变更时，那么这样的变更也需要同步到另一处，确保两者间能达到严丝合缝的境界。

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在上一篇文章的关键指标列举中，我们可以很清楚地看到，不同角色所承担的职责是不同的。
其中，我们也可以很明显地看到有一个先后顺序在内，即先有不同条线的行政工作人员对采购需求的录入，后有行政主管的审批，最后再到采购工作人员的执行。
基于这一原则，流程的制定其实就非常简单了。下面我就针对这三个角色进行展开。
行政工作人员
无论是哪位行政工作人员，也无论是因为紧急事宜，还是在日常检查中发现物资不足时，都可以在同一张在线表格上提出需求。

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在数据表上，可以将需要采购的物资，以及与该物资相关的关键指标进行填写，确保其准确性和完整性，以此作为后续采购工作的依据。
如何确保填写的准确性和完整性呢？我觉得需要做到以下方面：

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首先，行政主管应编制一份简易的数据表使用指南，并将该指南发放给每一位行政工作人员，同时，在日常应加强其培训和学习，这个和复杂系统上线后的工作是完全一致的；
第二，行政主管需要对数据表的填写和使用体验负责，需要确保行政工作人员在填写内容时有较高的体验。比如，对于一些有一定规律的填写项，可以采用相应的下拉列表，这样既保障了体验度，也使填写的内容更为可控；
第三，对必填项和选填项进行定义。为了防止一线员工在填写过程中遗漏了必填项，我们可以通过条件格式功能设置规则，将遗漏的必填项以一种特定的颜色高亮显示，提醒其进行填写。

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这里我补充一点，如果当前采用的在线文档工具具有提醒功能，即当任意一方修改了在线数据表之后，其他几方都能第一时间收到通知，那么这样的工具本身就具备了对采购需求的快速响应，无需额外增加流程。
而如果在线文档工具不具有提醒功能时，那么可以适当增加相应的流程。
比如，行政工作人员在完成了采购需求条目的填写之后，可以在协作群中@一下，提醒行政主管和采购工作人员。