1 计划能力计划是对未来的掌控 。全人类都憧憬未来,不知道未来会发生什么,都想预测未来从而做好准备 。这些都是美好的祝愿 。
但未来就是“未来” 。因为没有发生,所以无法控制 。生活中,变数很多,会导致变数无穷 。变量的微小变化可能会影响最终结果 。在这些变量中,最难控制的是人心;人的内心是跌宕起伏和变幻莫测的;人们的情绪可能每分钟都有很大的不同 。人与人之间相互作用,相互影响,导致无穷无尽的变化 。
事实上,在PMBOK中,项目规划的过程和重要性描述得很清楚,但很多人在工作中忽略了这一点 。他们没有按照项目管理的流程来管理和组织项目,而是继续使用自己的经验 。
没有全面细致的计划,只有里程碑式的粗略计划,不足以指导项目实施和控制,难以判断项目进度;
计划不够细致全面,资源难以落实,成本难以控制,沟通只能停留在表面问题上,更重要的是发现问题要知道沟通什么 。这往往会让项目经理很累 。
如何编制计划
在实际的项目管理过程中,可以按照以下步骤编制项目计划 。
首先,定义项目的目标和要求 。理解和描述目标和需求不仅要站在自己这一边,还要关注用户的立场,与用户的需求链接,这样才能与用户沟通好,达成一致 。与此同时,有必要了解为完成项目目标提供了哪些条件 。
第二步,根据项目的目标和要求,确定项目的工作范围和范围外的工作 。需要工作分解结构来确定工作范围 。对于工作范围的定义,可以将其分解为工作包 。
第三步:根据工作范围的定义,继续分解每个工作包所需的活动,根据活动之间的关系排出活动的顺序,估算活动所需的时间,确定活动所需的资源,从而制定项目时间表 。同时,还可以制定初步的资源计划;
第四步,有了进度计划和资源计划,根据完成项目活动所需的资源,可以进行成本预算和分配,得到项目成本计划;
第五步,根据进度
度计划,资源计划以及费用计划,可以确定哪些资源满足,哪些资源需要通过采购而取得,哪些资源采购更合算,什么时候需要什么资源,从而得到项目采购计划 。
第六步,需要考虑项目风险,项目的风险管理主要有风险识别,分析和应对,首要的是风险识别,风险识别实际上是对照项目的目标和工作范围,找出影响目标完成的可能因素,然后再分析这些因素发生的可能性及影响程度,最后,制定出应对计划 。
第七步,编制质量计划和沟通计划;
第八步,将以上计划整合,平衡资源和其他因素,形成项目整体计划 。
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2 过程把控能力
过程把控好,才能期望得到一个较好的结果 。努力做好过程未必能得到一个好的结果;一个好的结果必然存在良好的过程控制 。
过程把控,实则是一种责任心、也是一种积极而为的意识、还是一种可学到的技能 。
曾见到,有的项目经理,计划能力很强,积极主动,在项目开始和过程中不断强调:你们要各自负责,各自担起职责,不要什么事情都汇聚到我这里,大家都要积极主动去解决 。并且,在项目过程当中,积极与领导沟通,获得了上级认可 。
这样的话,听起来是没有什么错误的 。强调人人扫清自家门前雪,是一种人人负责的责任意识 。可是,项目结束,却以失败告终,子项目中一半推迟,20%完全推迟,投入人力物力巨大但收效甚微 。
良好的过程把控能力,体现在三个方面:
一是过程中要插入“监控点” 。这样能有效发现问题并能有机会调整 。阶段里程碑包含了这个思想 。
二是要身先士卒率先垂范 。这样,能让大家感觉,项目经理在和自己同甘苦 。不融入项目只走上层路线,忽略项目成功的基石,就像鱼儿离开水 。
简单且深刻说:要融入群众生活 。水能载舟亦能覆舟就是这个道理 。
言传身教,在国人数千年的传统中,已经牢牢扎根,是国人的文化精神的一部分 。离开这个现实,就丢掉了成功的基石 。浮于表面不肯舍身投入的,必至失败 。
三是要教导莫指责 。问题总是层出不穷的,如何解决问题?技巧、知识、方法等都是必要的 。但是身为项目经理,如果不能先承担起责任,人心就会丧失;如果再横加指责,诸多人倒戈的心(反作用力)都会有 。帮助大家积极解决问题,让大家觉得这是一个温暖的团体,才可能(仅仅是可能)有一个好的向心力 。唯有团结一致,才能共同向前 。
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3 知识技能
在我周边的人当中,大家有时会讨论这样一个问题:项目经理是否需要是本项目的行业专家?
多数人认为,在技术上能有所把握的,比在过程上能有所把握的,可能更好 。
诚然,如果各个方面都很好,都能满足项目经理的职责需要,固然是最好的 。
但人总是有长则有短,如果有2个人选,一个具有本文的第一、二个能力,另外一个具有本文的第一、三个能力,您会选择哪个人做项目经理?
毫无疑问,选择过程把控能力更强的会有利于项目推进 。不浮于表面、深入能浅出,上下兼顾,对项目负责,对所有人负责,这样的人,通常是有着做项目所要求的“哲学观、人文观、科学观”(以谁为本) 。要么是已经有这样的意识在的,要么是潜意识中有着这样的朴素的思想 。
做事情,本源在于人,忽略人的因素,则舍本逐末 。
战争史上,外行领导内行成功者,案例不胜数,就是这个道理 。
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