“孤岛化”给协作带来的影响（3）：分散的数据大家好！今天和大家继续聊一

大家好！
今天和大家继续聊一聊数据和信息层面的孤岛化现象，关注处于孤岛状态的数据将如何影响业务的正常进行。
引子
处于孤岛化状态下的数据，犹如鲁滨逊漂流记中的那一幕，形形色色的数据如鲁滨逊般漂流到一个个毫无关联的小岛上，互相不知道对方的存在。

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同时，这些数据又如一个个正在自谋生计，无意中到达与世隔绝之地的物种个体，不得不与其大陆表亲采取分道扬镳的进化方式，独自进化。
一旦数据或信息是实现孤岛化分布的，除了少数重要档案和文件可能由已知的部门管控之外，更多的则会分散在企业的各个部门，或是在每个人的电脑中，很多当事人自己可能也并不清楚，或是在每个人的大脑中，离职后将消失殆尽。
当我们的数据处在孤岛化状态时，我们无法知道目前有哪些数据存在，也无从得知数据从哪里来，到哪里去，更不清楚和谁确认相关事宜。
这种情况会让协作中充斥着各种不确定性，进而造成了协作结果的不确定。

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这里举一个典型的例子，某集团的商务部门根据高层管理者的要求，需要梳理出一份面向某外部投资机构的商业计划书，由于这个工作比较重要，因此委派了该部门的一员专门写商业计划书的大将。
商业计划书是典型的协作产物，里面包含很多信息，如企业的商业模式、核心产品、解决方案、团队组成等等数据，而这些数据往往分散在不同的团队中，很多最新的状态信息也需要通过前线团队来进行了解。
在这一点上，孤岛化现象的程度将给数据收集的过程带来不同影响。下面，我们通过一正一反两个案例，来看看数据的孤岛化究竟会带来怎样的影响。
数据未孤岛化的情况
在没有数据孤岛化现象的企业中，这一工作的开展是非常高效的。

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首先，各团队间的职责分工非常清晰，每个人都能知道自身和协作方的工作边界，因此，此次商业计划书的负责人能够非常精准地找到SME（原始素材提供方），成功获得所需信息。如果信息的介质是一篇文档，那么往往会提供一个文档链接。
然后，基于SME分享的文档链接，负责人可以在企业的SaaS协作平台上迅速定位到此文档（在更具开放度的企业，员工也可以直接输入关键词，自主定位到自己权限下的所有文档），获取信息。
日常情况下，该文档的内容会由相关人员进行整理和维护，假如每个团队都具有良好的版本管理意识的话，那么既能确保当前提供的是最新的版本，同时也能追溯到过往的修订记录，以备不时之需。
更进一步，在查阅该文档的过程中，负责人一旦发现目前的信息并不充分，还需要更多信息的话，可以和相关SME进行主动沟通，然后由SME对原始数据文档进行补充和更新，这样既能用于当前的商业计划书工作，又能使这篇文档本身得到“进化” ，进一步提升未来的协作效能。

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甚至，针对于这一项工作，我们可以在SaaS协作平台上新增一个由相关同事组成的临时协作空间，用于信息的共建和相互分享。
在该协作空间中，由此次商业计划书工作的负责人进行统一建设和维护，预先设计一张针对各模块的信息收集表，由相关同事对号入座进行填写，将自己所知的数据和信息同步补充至同一个表格中来，快速形成一份完整的原始数据文档。