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综合办公室所涉及的业务细小且繁多,那么有规律的文件存储势在必行 。
有的朋友说,按照自己的思路存储就可以 。是的,如果存储的有条有理,其他同事能很顺利的查找,那自然合理 。如果对文件存储没有思路,一头雾水,不妨阅读本篇的文档存储思路 。
首先是建立文件夹结构,主结构涵盖了综合办公室职责清单,具体包括11个一级文件夹、对应建立若干二级文件夹及三级文件夹 。
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一级文件夹:企业资质(证书)
- 二级文件夹:章程资料
公司文件资料:企业文化历史资料、公司章程(含修正案)、股东名录、股东决议、股东转让协议等;
- 二级文件夹:公司证件资料(原件扫描)
组织机构代码;
公司业务相关资质证件:如房地产企业-预售证、建筑工程许可证等,外贸企业-海关许可证、食品经营许可证等;
房屋租赁协议或产权证书等等 。
公司证照资料,需额外做好年检、更新工作 。
- 二级文件夹:企业大型设备资料
企业产品标准体系、工艺文件、技术规范、质量管理文件、各种质量活动记录、外来标准等等;?
- 二级文件夹:企业电子公章、电子法人章
- 二级文件夹:管理制度
- 二级文件夹:制度相关常用表格
一级文件夹:人事事务
一级文件下,会建立功能齐全的人事管理系统,方便查阅 。
- 人事档案
以员工为单位存储方法:按照员工姓名依次建立二级文件夹(员工数量即为二级文件夹数量),分别保存员工的基础资料、考核记载、培训资料、薪资标准资料、工作计划和总结资料、劳动合同及重大活动记载 。
以类别为单位存储方法:分别以基础资料、考核记载、培训资料、薪资标准资料、工作计划和总结资料、劳动合同及重大活动记载名称设立二级文件夹,员工个人资料按照此分类归类存储 。
其中,员工基础资料包括:员工个人档案、电子寸照、身份证、学历证明、资格证明、业绩证明、离职等;
考核记载包括:如绩效、培训考核等;
劳动合同:聘用合同书;
重大活动记载:如活动、奖惩、照片、培训记载及所获荣誉类等 。
- 企业招聘资料
- 二级文件夹:内部通知
- 二级文件夹:红头文件
内部红文:根据经营需要,公司下发的经营决策、人事任免、规章制度等;
- 二级文件夹:会议纪要类
一级文件夹:领导资料
比如领导名片、入党信息、简介、电子寸照等等 。
该文件夹内包含临时其他类文件,如领导临时安排做某类表格、兄弟单位的某项事务等等 。
一级文件夹:公车事宜
该文件夹存放公司所有公务用车的基本信息、驾驶人员签订的车辆使用安全责任书及维修保养纪律等等;
一级文件夹:各部门报表
顾名思义,即是各部门上报各类报表的存放地,如周报表、月计划表、月绩效表、季度销售情况汇总、宣传物料费用明细单等等 。
一级文件夹:企业业务资料
每个公司都有主营业务,比如房地产企业,日常的业务资料有制式合同、项目效果图、各楼的基本情况、固定的宣传资料等等;
一级文件夹:企业宣传设计资料
- 二级文件夹:宣传板块
另有对企业外宣常用合作单位信息、联系电话、提供的服务及费用明细等信息汇总;
- 二级文件夹:设计资料
一级文件夹:办公室日常文档
物品管理:办公用品、低值易耗品、办公室设备采购、分发、登记及核查管理工作;
介绍信;
常用外联电话单;
日常事务用户名及密码等 。
一级文件夹:合同文件
一级文件下,会建立合同管理汇总表格,记录各类合同的签订时间、合同对方、合同金额、签订事项等信息 。
并且,也会详细保存合同相关的供方资料(扫描件)、客户资料(扫描件)及重要合同扫描版 。
以上 。
【办公室文件夹?办公室各类文件存储思路】祝好 。
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