因为运营着一个会员计划
,我经常会给订户发送邮件:欢迎邮件、续费提醒邮件,等等 。每次邮件群发出去,总能迅速收到一些回复——当然,没有谁能做到秒回,这些回复都是邮箱的自动回复 。内容大多是模板化的:你好,邮件收到了,会尽快回复 。
这种邮箱自动回复,在学生中尤其流行 。我收到的自动回复,绝大部分都来自在校学生 。
“自动回复”的正确用法
电子邮件服务商提供“自动回复”功能,主要是为了满足一类特定人群的需求:因为休假、旅游等原因,无法正常查收邮件的人,尤其是职场工作人士 。
比如,我们学院的一位职员正在休产假,她的邮箱设置的自动回复是:
你好,我正在休产假,感恩节之后才能回到工作岗位 。在此期间,XXX将负责我的日常工作,她的邮箱是XXXXX 。
不管是几个月的产假,还是一两周的年假,还是半天的临时出行,都可以设置一个自动回复,让工作上有来往的人能够了解你的状况,并可以知道如何处理紧急事务 。
但是一定要记住:按时取消自动回复,或者在设置自动回复的时候就严格设定好时间 。否则,就可能闹出上班几个月了邮箱却还在回复“你好,我在休产假”的笑话 。
为什么不应该设置常规性的自动回复
所以,自动回复是供你在无法查收邮件时使用的 。虽然你也可以设置长期、固定的自动回复,告诉别人“我收到邮件了,会尽快回复”,但我非常不推荐这样做,因为——
首先,这会给发邮件的人造成骚扰 。每次给你发送或回复邮件的时候,都会收到一封内容完全相同的自动回复,即便不点开看,也不会是一种非常愉快的体验 。
其次,这种自动回复邮件并不会起到“我收到邮件了”的提醒作用 。在电子邮件的世界里,默认的状态是所有邮件都会安全寄达、无需回执,现在很多邮箱都有发送状态提示 。“我收到邮件了”这样的自动回复是多此一举,画蛇添足 。
退一步说,即便邮件存在丢失的情况,自动回复也不能改善这一状况 。假设我给你发了一封邮件,寄丢了,你并没有收到,所以你设置的自动回复没有被触发 。而我这边还是不知道你到底收到没有,因为默认状态下大家的邮箱都是没有自动回复的 。除非我明确知道你设置了自动回复,否则这样的信息毫无意义 。
另外,发邮件的人期待的是你亲自打开邮件、阅读、回复 。自动回复不代表你会打开邮件仔细阅读,更不代表你真的会回复 。所以,收到自动回复的人并不会觉得更加安心 。
我知道,有一些人设置常规性的自动回复是被要求的 。有一名学生曾经跟我说,辅导员要求他们设置自动回复,以确保班级通知都成功寄送 。
对于这种要求,我觉得可以理解 。但是,这种自动回复的确是一种非常不职业的行为 。当大家走入职场,或者申请国外留学时,请记得把自动回复取消掉,否则真的有可能减掉你的印象分 。
这是电子邮件礼仪的基础原则之一 。
文章插图
【邮箱自动回复怎么设置,fw:OUTLOOK邮箱如何设置邮件自动回复?】fw:OUTLOOK邮箱如何设置邮件自动回复?
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