中小企如何选择HR系统?一文解构HR系统
中小企如何选择HR系统?一文解构HR系统
随着企业规模逐渐扩大 , 需要管理的员工越来越多 , 整理的资料也越来越多 , 不少中小企老板开始考虑使用人力资源管理系统 , 以减少繁复的工作 。 但目前市面上HR系统五花八门 , 该用甚么标准比较HR系统?如何评估HR系统功能?这篇文章将教你选择HR系统的五部曲 。
何谓HR系统?
HR系统 , 全称人力资源管理系统 , 是为专门解决中小型企业的人力资源管理而研发的一套智能化的HR管理工具 。 其最大的特点是可以利用网络完成各种人事管理功能 , 例如 , 加班、请假、出差、出粮单等 , 而且所有的信息都会保留在HR系统中 , 方便员工随时查阅 。
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如何选择适合自己的HR系统?
1.认清公司的需求
比较HR系统前需要了解公司的规模、业务 , 才能筛选出合适的HR系统 。 每间公司所制定的人事规章制度都有所不同 , 而HR的工作通常都是按照公司规章进行管理 。 因此 , 在选择人力资源管理系统时先要认清自己公司的需求 。 例如 , 如果公司属于创意型业务或员工需要经常外出时 , HR系统则不用考虑出勤打卡系统;另外 , 对于像餐饮业有多种类型员工(非全是全职)的企业 , 则需要考虑HR系统能否具有自定义薪酬计算功能 。
2.评估HR系统功能
认清公司需求后 , 则要评估HR系统的功能是否有弹性和成熟 。 HR系统就是为了可以提高工作效率而诞生 , 所以评估HR系统时 , 要考虑是否有具备强大的自定义功能 。 随着社会发展以及企业扩大 , 公司的政策也会作出改变 , 例如 , 因应疫情有不少公司采取弹性上班政策 , 若HR系统不能及时更新 , 会给员工带来极大的不方便 。 因此人力资源管理系统的自定义功能愈全面 , 愈能符合各产业的需求 。
建议企业在比较不同HR系统时候 , 可以留意有否具备这些功能:员工粮单、考勤明细表、薪酬报表、社保报表、税表等等 。
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3.人力资源管理系统的更新频率
除了评估HR系统的功能外 , 人力资源管理系统内的资料需与时并进 。 人力资源管理的薪金计算会涉及不同因素影响 , 如每年的公众假期都有变化 , 而各地的法律法规也会定时更新 。 因此 , 在比较不同HR系统供应商时 , 需要考虑到维护更新的频率 。 为以防万一 , HR最好也要学习相关法律 , 即使HR系统未能立即同步数据库 , 亦能靠手动更新人力资源管理系统设定 。
4.供应商的服务及稳定性
HR系统的稳定性也是评估范围内 。 事实上 , 人力资源管理系统也是一个巨大的「数据库」 , 里面存放了所有员工的资料 。 因此在评估一个HR系统时 , 还需要留意它的安全性和保密性 。 一般来说 , 亚马逊的AWS服务是相对安全和稳定的 。 此外 , 记得比较HR系统供应商的售后服务 。 每个人力资管理系统的使用方法有所出入 , 难以确保自己百分百会使用该系统 , 这就很需要客服人员的协助 。 因此在评估HR系统时 , 切勿忘记将客户服务归纳在考量范围内 。
比较HR系统收费计划
在有限的资金下 , 企业在选购过程中必然会比较HR系统服务 。 以市面上较为出名的两个人力资源管理系统为例 , 云端SaaS及HR系统 。 在两个HR系统比较之下 , 彼此各有千秋 。 但选用那个HR系统 , 还需根据业务内容 。 下图为两个HR系统之间的比较:
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